Een aanvraag voor een Baekeland-mandaat wordt ontvankelijk verklaard op basis van formele criteria:

• Het bedrijf dient te beschikken over een exploitatiezetel in Vlaanderen. Uitzonderlijk kan het IWT ook een aanvraag ontvankelijk verklaren van een entiteit die nog geen zetel heeft in Vlaanderen, maar wel voldoende valorisatie voorziet in de toekomst.
• De verschillende partners - het bedrijf, de kennisinstelling, de mandataris en de wetenschappelijke promotor - zijn gekend op het ogenblik van de aanvraag. Het bedrijf en de kennisinstelling geven hun akkoord over de activiteiten in een ondertekende intentie verklaring.
• Een industriële promotor voor de begeleiding van de mandataris is aangeduid door het bedrijf. Vindt het onderzoek plaats bij een onderzoeksinstelling die zelf geen doctoraten toekent, maar hiervoor samenwerkt met een promotor verbonden aan een universiteit, dan is ook een begeleider bij de kennisinstelling vereist.
• Idealiter wordt samen met de aanvraag een verklaring ingediend dat de kandidaat voldoet aan alle voorwaarden om toegelaten te worden tot doctoraatsonderzoek, uitgaande van de universiteit waaraan de promotor verbonden is. Is dit document nog niet beschikbaar op datum van indiening, dan kan de aanvraag voorwaardelijk ontvankelijk verklaard worden. 
• De afspraken rond intellectuele eigendomsrechten en gebruik van de resultaten zijn vastgelegd in een ondertekende (voorlopige) samenwerkingsovereenkomst. Is deze er nog niet, dan kan het IWT op uitdrukkelijk verzoek een aanvraag voorwaardelijk ontvankelijk verklaren en de evaluatie reeds opstarten.
• Het aantal mandaten dat een bedrijf kan aanvragen, is onbeperkt. Een individuele onderzoeker kan maximaal tweemaal optreden als kandidaat-mandataris voor een Baekeland-mandaat.
• Een individuele onderzoeker kan niet tegelijk een aanvraag indienen voor een Baekeland-mandaat en voor een strategische onderzoeksbeurs.
• Het IWT heeft het recht - in het kader van de ontvankelijkheidsanalyse - bijkomende informatie op te vragen over formele aspecten,  bijvoorbeeld rsz-bijdragen, de financiële draagkracht van het bedrijf voor de financiering van het mandaat, … Het IWT kan ontvankelijkheid weigeren indien er de financiële draagkracht van het bedrijf twijfelachtig is en/of indien het bedrijf niet in orde is met de regelgeving.

De behandeling van een aanvraag voor een Baekeland-mandaat wordt pas opgestart na de ontvankelijkheidsverklaring. Na een positieve evaluatie engageert het bedrijf zich in een overeenkomst tot financiering van de eigen bijdrage voor het volledige mandaat.

Voor elk criterium wordt een appreciatie uitgebracht die varieert van zwak over redelijk tot goed en uitmuntend. Uitzonderlijk kan een criterium kritisch gescoord worden, wat meteen tot uitsluiting leidt. Op basis van de appreciaties voor alle criteria krijgt elk projectvoorstel een globale appreciatie inzake wetenschappelijke kwaliteit en valorisatie. De evaluatiecriteria en de -methodiek worden verder toegelicht in het 'toelichtingsdocument Baekeland: evaluatiecriteria'.