Projectopvolging

Bij een positieve beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt tussen het IWT en de hoofd- en mede-aanvragers (begunstigden). Deze bestaat uit:

• de algemene voorwaarden. 

• de projectspecifieke voorwaarden. Dit deel wordt opgestuurd naar diegenen die de contractuele verbintenis aangaan voor de respectieve aanvragers.

Indien er meerdere aanvragers zijn, stellen zij onderling een samenwerkingsovereenkomst op, die zowel de praktische samenwerking regelt, als de afspraken inzake  eigendom en valorisatie van de onderzoeksresultaten. U moet de overeenkomst  ter goedkeuring voorleggen aan het IWT.

De rol en werking van de gebruikersgroep, en de rechten en plichten van de leden ervan dienen opgenomen te worden in een Reglement van Orde. (Het IWT stelt hiervoor een standaarddocument voor.) Elk lid van de gebruikersgroep moet dit ondertekenen. Hierbij wordt ook een verbintenis opgenomen over de bijdrage in de cofinanciering (indien van toepassing).

De uitbetaling van de subsidie gebeurt in gelijke voorschotten, in principe per 12 maand.

Op periodieke tijdstippen wordt een voortgangsverslag gevraagd, aangevuld met een jaarlijkse prestatietabel van het personeel. Voor projecten langer dan 2 jaar, wordt na 18 maanden een tussentijds verslag gevraagd: de basis voor de tussentijdse evaluatie door het IWT. Hierbij wordt beslist over het al dan niet verderzetten van het project en over eventuele (budget)bijsturingen. Na afloop van het project volgt een belangrijk evaluatie­moment, gekoppeld aan inhoudelijke en financiële verslaggeving. Op basis van het eindverslag en het financieel verslag bepaalt het IWT finaal de aanvaarde subsidie. Al deze informatie is te vinden in de het toelichtingsdocument rond uitvoering en opvolging.