Minstens tweemaal per jaar vergaderen de leden van de gebruikersgroep en de IWT-adviseur. Na afloop maakt de projectleider een verslag op. Dit beschrijft minstens de behaalde projectresultaten, de planning voor de volgende termijn en interacties met de leden van de gebruikersgroep.

Op de vergadering met de gebruikersgroep worden alle leden-bedrijven van de gebruikersgroep uitgenodigd. Er is ruimte voor interactie over het verloop van het project.

Elk jaar wordt een prestatietabel opgemaakt, met een overzicht van de geleverde mensmaanden.

Ieder project dat langer loopt dan 2 jaar wordt tussentijds geëvalueerd. Deze tussentijdse evaluatie kan leiden tot aanbevelingen, bijsturing of vroegtijdige stopzetting van het project. Om de evaluatie tijdig te kunnen uitvoeren, dienen de aanvragers 20 maanden na de start van het project een tussentijds verslag in. Daarin worden de status van het project, de geleverde inspanningen en de reeds bereikte resultaten beschreven, samen met de stand van zaken en vooruitzichten omtrent implementatie van de resultaten in innovatietoepassingen bij de doelgroep. Bijsturingen aan de initiële doelstellingen van het project en van het werkplan dienen duidelijk gemotiveerd. Dit verslag bevat ook een financiële status.

De verantwoording en verificatie van de projectsteun voor de personeelskosten^? gebeuren op basis van de reële prestaties en personeelskosten. U moet de bewijsstukken voor deze kosten bijvoegen. Alle kostenposten worden in de verslaggeving verantwoord (tabel). Bewijsstukken moeten beschikbaar zijn, maar hoeven niet bijgevoegd te worden.

Het eindverslag beschrijft onder meer de resultaten van het onderzoek en de stand van zaken en vooruitzichten omtrent implementatie van deze resultaten in innovatietoepassingen bij de doelgroep.