Projectopvolging

Alle nuttige informatie rond de uitvoering en de opvolging van een VIS^?-traject onderzoek is terug te vinden in het toelichtingsdocument - uitvoering en opvolging (beschikbaar september 2011). Dit zijn de belangrijkste principes.

In het geval van een positieve beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt tussen het IWT en de aanvragers (begunstigden). De IWT-overeenkomst bestaat uit de volgende delen:
 

• de algemene voorwaarden
• de projectspecifieke voorwaarden.
  Dit deel wordt opgestuurd naar de personen die de contractuele verbintenis aangaan voor de respectievelijke aanvragers.

Indien er meerdere partijen zijn, zullen zij onderling een samenwerkingsovereenkomst opstellen die de praktische samenwerking regelt, evenals de afspraken inzake de eigendom en valorisatie van de onderzoeksresultaten. De samenwerkingsovereenkomst dient ter goedkeuring voorgelegd te worden aan het IWT. Er kunnen verschillende relaties in samenwerkingen geïndentificeerd worden: een VIS (consortium van bedrijven), VIS-organisaties die samen de begunstigden vormen en een VIS (begunstigde) en een onderzoekspartner (onderzoeksinstelling).

De uitbetaling van de subsidie gebeurt in gelijke voorschotten, in principe jaarlijks voorafgaand aan de periode waarop deze betaling betrekking heeft. De voorschotten worden uitbetaald na vervulling van de noodzakelijke voorwaarden, zoals voorzien in de IWT-overeenkomst.

De opvolging van VIS-trajecten is in hoofdzaak gericht op de resultaten en werd uitgewerkt vanuit de beleidsdoelstellingen om de administratieve belasting zo beperkt mogelijk te houden.

Om de zes maanden wordt gevraagd om de projectstatus te attesteren (projectbarometer). Dit gebeurt op twee niveaus (fiche voor projectuitvoerders en bevraging van de gebruikersgroep) en laat toe om na te gaan of het project verloopt zoals gepland.

Jaarlijks wordt een voortgangsverslag gevraagd (aangevuld met een prestatietabel) dat inzicht verschaft over de stand van zaken in de projectuitvoering en de realisaties (o.a. via leverbaarheden/indicatoren). Een belangrijk element van de voortgangsverslaggeving is de rapportering over de interactie met de doelgroepbedrijven. Het IWT dient op de vergaderingen van de gebruikersgroep uitgenodigd te worden.

Voor projecten die langer duren dan 2 jaar, wordt na 2 jaar (en eventueel na 4 jaar) een meer uitgebreid tussentijds verslag opgevraagd, dat de basis vormt voor de tussentijdse evaluatie, waarbij beslist wordt over het al dan niet verderzetten van het project en over eventuele (budget)bijsturingen. Als omstreeks dit tijdstip een belangrijke mijlpaal (go/no-go) is gepland, kan daarmee rekening worden gehouden. Regelmatige tevredenheidsanalyses bij de doelgroep zullen ook deel uit maken van de projectopvolging, bv. bij de tussentijdse evaluatie(s).

Voor trajecten met een duur langer dan 4 jaar zullen bij de tussentijdse evaluatie na 4 jaar externe deskundigen betrokken worden. LA-trajecten kunnen niet verlengd worden. Trajecten tot 4 jaar kunnen op basis van additionele opportuniteiten en mits verruiming van de doelstellingen uitzonderlijk uitgebreid worden met maximum 2 jaar. Aanvragen voor een uitbreiding zullen in competitie met nieuwe aanvragen geëvalueerd worden.

Na afloop van het project is er een belangrijk evaluatiemoment, gekoppeld aan een inhoudelijke en financiële verslaggeving. Op basis van het eindverslag en het financieel verslag bepaalt het IWT finaal de aanvaarde subsidie. Eén jaar na afloop van het project, wordt een valorisatiefiche opgevraagd.

Er wordt aan de aanvragers gevraagd om zelf een set van relevante performantie-indicatoren te definiëren om het verloop/succes van hun project te meten, en hier streefcijfers voor te geven. De door de aanvragers voorgestelde indicatoren zijn met name gericht op de concrete innovaties/veranderingen die men wil realiseren bij een voldoende ruime groep van bedrijven. Meer informatie met betrekking tot het opstellen van performantie-indicatoren is terug te vinden in een afzonderlijk toelichtingsdocument op de IWT-website.

Zowel de leverbaarheden op vlak van kennisontwikkeling als de set van indicatoren met bijhorende streefcijfers zullen in de projectspecifieke voorwaarden vastgelegd worden.

Een correcte rapportering met betrekking tot de projectopvolging en monitoring laat IWT toe om:

• een goede risico-inschatting van het projectverloop te kunnen maken;
• data te verzamelen in functie van toekomstige evaluaties en regelmatig terugkerende vragen van het beleid op programmaniveau;
• data te verzamelen in functie van de IWT-beheersovereenkomst.

In dat verband zal ook gevraagd worden om de nodige gegevens bij te houden over het effectief bereik van het project, de geleverde diensten en de bekomen resultaten in het kader van activiteiten van kennisverspreiding en -toepassing.